FrontNexusin tietosuojaseloste

FrontNexus ApS (”FrontNexus”, ”me” tai ”meidän”) arvostaa yksityisyyttäsi ja suhtautuu henkilötietojen suojaamiseen erittäin vakavasti.

Tämä tietosuojaseloste (”käytäntö”) selittää yksityiskohtaisesti:

• mitä henkilötietoja keräämme,
• miten käytämme, käsittelemme ja luovutamme näitä tietoja,
• valintasi ja oikeutesi sovellettavien lakien mukaisesti,
• vastuumme ja sitoumuksemme rekisterinpitäjänä ja palveluntarjoajana.

Tämä käytäntö koskee henkilötietoja, jotka kerätään seuraavien kautta:

• verkkosivustomme, alustamme ja digitaaliset palvelumme,
• kurssi-ilmoittautumiset ja -rekisteröinnit,
• markkinointi ja viestintä,
• tapahtumat, työpajat ja konsultointitoimeksiannot,
• vuorovaikutus kouluttajiemme, konsulttiemme ja asiakaspalvelutiimiemme kanssa.

Tämä seloste on jäsennelty tietosuojan seitsemän perusperiaatteen ympärille, mikä heijastaa sitoutumistamme vastuullisiin, läpinäkyviin ja laillisiin tietojenkäsittelykäytäntöihin:

• Läpinäkyvyys
• Käyttötarkoituksen määrittely
• Tietojen minimointi
• Oikeellisuus
• Tietoturva
• Yksilön oikeudet
• Vastuullisuus

Jokainen alla oleva periaate selittää, miten FrontNexus suojaa tietojasi.

1. Läpinäkyvyys

Uskomme selkeyteen ja avoimuuteen. Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja keräämme, miten käytämme niitä ja kenelle saatamme jakaa niitä.

A. Keräämämme tiedot

”Henkilötiedolla” tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka tunnistavat sinut suoraan tai välillisesti.

Kerättävät tiedot riippuvat siitä, miten olet vuorovaikutuksessa FrontNexusin kanssa.

Sinun tai työnantajasi antamat tiedot

Tähän sisältyvät tiedot, jotka annat, kun:

• ilmoittaudut kurssille tai tapahtumaan,
• pyydät tietoja,
• täytät verkkolomakkeita,
• otat yhteyttä asiakastukeen,
• osallistut arviointeihin tai koulutustoimintaan,
• päivität tilisi, tai
• viestit kanssamme.

Tähän voi sisältyä:

Tunnistetiedot

• etu- ja sukunimi
• tehtävänimike ja rooli
• työnantaja tai organisaatio
• tilin käyttäjätunnus (soveltuvin osin)

Yhteystiedot

• työ- tai henkilökohtainen sähköpostiosoite
• työ- tai henkilökohtainen puhelinnumero
• posti- tai laskutusosoite

Ammatti- ja profiilitiedot

• kurssikiinnostukset ja -mieltymykset
• viestintämieltymykset
• ilmoittautumiset ja osallistumishistoria
• sertifioinnit, tenttiin osallistuminen (soveltuvin osin)

Asiakaspalvelu- ja vuorovaikutustiedot

• tiedustelut, valitukset tai pyynnöt
• kyselyistä saatu palaute
• viestit kouluttajille tai tukihenkilöstölle

Käyttäjän tuottama sisältö

• työpajaharjoitukset
• kirjalliset tehtävät
• chat-osallistuminen
• panostukset valmennustilaisuuksiin

Automaattisesti kerätyt tiedot

Kun käytät verkkosivustojamme tai digitaalisia palvelujamme, keräämme automaattisesti:

Laite- ja tekniset tiedot

• IP-osoite
• selaimen tyyppi ja versio
• laitetunnisteet
• käyttöjärjestelmä
• aikavyöhykeasetukset
• evästetiedot
• istuntotunnukset

Käyttötiedot

• katsotut sivut
• käytetyt ominaisuudet
• klikkauskäyttäytyminen
• navigointipolut
• kullakin sivulla käytetty aika
• viittaavat URL-osoitteet
• vierailujen päivämäärä/aika
• virhelokit

Käytämme näitä tietoja tietoturvan ylläpitämiseen, suorituskyvyn parantamiseen ja käyttäjäkokemuksen kehittämiseen.

Muista lähteistä saadut tiedot

Saatamme saada lisätietoja seuraavilta:

• työnantajaltasi (jos he rahoittavat koulutuksesi),
• sertifiointi- tai tenttitoimittajilta,
• tapahtumakumppaneilta,
• maksunvälittäjiltä,
• julkisesti saatavilla olevista lähteistä (esim. LinkedIn),
• markkinointialustoilta tai sosiaalisista verkostoista.

Anonymisoidut ja koostetiedot

Saatamme anonymisoida tai koostaa henkilötietoja niin, ettei niistä voi tunnistaa sinua.

Esimerkkejä:

• raportointi kurssien suoritusasteista
• kaikkien oppijoiden käyttötilastot
• verkkosivustoanalytiikka

Anonymisoituja tietoja voidaan käyttää mihin tahansa lailliseen tarkoitukseen.

B. Miten käytämme tietojasi

Käytämme henkilötietoja vain lain sallimissa rajoissa. Tietojesi käyttö riippuu suhteestasi meihin ja käyttämistäsi palveluista:

1. Työnantajansa kautta ilmoittautuneet oppijat (B2B)

Jos työnantajasi ilmoittaa sinut:

• toimimme henkilötietojen käsittelijänä työnantajasi ohjeiden mukaisesti
• työnantajasi on rekisterinpitäjä
• työnantajasi voi nähdä ilmoittautumisiin, osallistumiseen, kurssin edistymiseen, suoritusmerkintöihin ja sertifiointiyrityksiin liittyviä tietoja (soveltuvin osin)

2. Suorat oppijat (B2C)

Jos ostat kursseja suoraan FrontNexusilta, toimimme rekisterinpitäjänä ja käsittelemme tietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• ilmoittautumisten ja tilien hallinta
• kurssien ja oppimateriaalien toimittaminen
• asiakastuen tarjoaminen
• päivitysten, muutosten tai muistutusten lähettäminen
• kurssikokemuksen parantaminen
• vastaavien palvelujen markkinointi (sallituissa rajoissa)
• lakisääteisten ja taloudellisten velvoitteiden täyttäminen

3. Verkkosivuston kävijät, markkinointikontaktit ja muut

Henkilöiden, jotka eivät ole ilmoittautuneet kurssille, henkilötietoja saatamme käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

• tiedusteluihin vastaaminen
• markkinointimateriaalien toimittaminen
• verkkosivuston käytön analysointi
• selauskokemusten personointi
• verkkosivuston toiminnallisuuden parantaminen
• petosten tai väärinkäytösten torjunta
• lakisääteisten vaatimusten noudattamisen varmistaminen

C. Tietojesi luovuttaminen

Saatamme luovuttaa henkilötietoja seuraavissa tilanteissa:

1. FrontNexusin sisällä

Jaetaan sisäisesti toiminnallisiin tarkoituksiin, asiakastukeen, kurssien toteuttamiseen sekä laskutukseen ja hallintoon. Pääsy on vain työntekijöillä, joilla on perusteltu tarve.

2. Työnantajasi kanssa (soveltuvin osin)

Jos työnantajasi rahoittaa tai hallinnoi koulutustasi, hän voi nähdä kurssien osallistumismerkinnät, edistymisen ja arvioinnit sekä sertifiointitulokset.

3. Luotettujen palveluntarjoajien kanssa

Saatamme jakaa tietoja kolmansille osapuolille, jotka avustavat meitä palvelujen tarjoamisessa, mukaan lukien oppimisalustatoimittajat, IT-isännöintipalvelut, maksunvälittäjät, sähköposti- ja markkinointijärjestelmät, CRM-työkalut, tapahtumanhallinta-alustat ja sertifiointielimet. Kaikkien palveluntarjoajien on allekirjoitettava GDPR:n mukaiset sopimukset.

4. Verkkomainonnan kumppanit

Lain salliessa ja evästeasetustesi mukaisesti saatamme tehdä yhteistyötä mainoskumppaneiden kanssa, jotka käyttävät tekniikoita, kuten evästeitä, seurantapikseleitä ja laitetunnisteita. Nämä kumppanit auttavat meitä toimittamaan relevanttia mainontaa ja mittaamaan sen vaikuttavuutta.

5. Liiketoimintasiirrot

Jos FrontNexus käy läpi fuusion, yritysoston, uudelleenjärjestelyn tai omaisuuden myynnin, tietosi voivat siirtyä uudelle taholle.

6. Laki-, vaatimustenmukaisuus- ja turvallisuusvaatimukset

Saatamme luovuttaa henkilötietoja tuomioistuimille, valvontaviranomaisille ja lainvalvontaviranomaisille, kun luovutus on lain edellyttämä tai tarpeen turvallisuuden suojaamiseksi, oikeuksien täytäntöönpanemiseksi, petosten tutkimiseksi tai oikeudellisten menettelyjen noudattamiseksi.

D. Kansainväliset tiedonsiirrot

FrontNexus sijaitsee Tanskassa, mutta jotkin palveluntarjoajat voivat sijaita EU:n/ETA:n ulkopuolella.

Siirtäessämme tietoja kansainvälisesti varmistamme asianmukaiset suojatoimet, kuten:

• EU:n vakiosopimuslausekkeet (SCC)
• riittävyyspäätökset
• GDPR:n mukaiset tietojenkäsittelysopimukset
• ylimääräiset tekniset suojatoimet

Voit pyytää lisätietoja suojatoimista ottamalla meihin yhteyttä.

E. Tekoälyn (AI) käyttö

FrontNexus voi käyttää tekoälyteknologioita palvelujen parantamiseen, mukaan lukien:

• oppimissisällön hiominen
• henkilökohtaisten kurssisuositusten tarjoaminen
• tuen tehokkuuden parantaminen
• koostettujen käyttötapojen analysointi

FrontNexus ei:

• käytä tekoälyä oikeudellisesti merkittävien automaattisten päätösten tekemiseen
• kouluta tekoälymalleja henkilökohtaisesti tunnistettavilla tiedoilla
• myy tietoja tekoälytoimittajille

Kaikki tekoälyn käyttö noudattaa laki-, eettisiä ja turvallisuusstandardeja.

2. Käyttötarkoituksen määrittely

Keräämme ja käytämme henkilötietoja vain selkeästi määriteltyihin, oikeutettuihin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin, mukaan lukien:

• kurssien, työpajojen, tapahtumien ja digitaalisen oppimisen toteuttaminen
• ilmoittautumisten ja käyttäjätilien hallinta
• päivityksistä, aikatauluista ja palvelumuutoksista viestiminen
• markkinointi ja kampanjat (sallituissa rajoissa)
• liiketoiminta-analytiikka ja palvelun parantaminen
• laki-, sääntely-, vero- tai kirjanpitovaatimusten noudattaminen
• turvallisuus, petosten ehkäisy ja tietoturva

Huomaathan: kun täytät lomakkeen verkkosivustollamme (esimerkiksi yhteydenotto-, kurssitiedustelu- tai webinaarilomakkeen), tilaat samalla uutiskirjeemme, jotta voimme pitää sinut ajan tasalla sinulle sopivista kursseista, tarjouksista ja tapahtumista. Voit peruuttaa tilauksen milloin tahansa jokaisessa uutiskirjeessä olevan linkin kautta.

FrontNexus ei käytä henkilötietoja tarkoituksiin, jotka ovat yhteensopimattomia alkuperäisen tarkoituksen kanssa, ellei laki sitä edellytä tai ellemme saa suostumustasi.

3. Tietojen minimointi

Pyrimme keräämään vain tiedot, jotka ovat tarpeen seuraaviin:

• palvelujemme toimittaminen
• sopimusten täyttäminen
• lakien noudattaminen
• oikeutetut liiketoiminnalliset edut

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen seuraaviin:

• toiminnallinen välttämättömyys
• lakisääteiset velvoitteet
• sertifiointi-/osallistumismerkinnät
• riitojen ratkaisu

Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan turvallisesti.

4. Oikeellisuus

Ryhdymme kohtuullisiin toimiin varmistaaksemme, että henkilötiedot pysyvät oikeina, täydellisinä ja ajan tasalla.

Voit päivittää tietojasi suoraan:

• ottamalla meihin yhteyttä,
• pyytämällä korjausta, tai
• päivittämällä tilisi (jos saatavilla).

Saatamme ajoittain pyytää sinua tarkistamaan ja päivittämään tietosi oikeellisuuden varmistamiseksi.

5. Tietoturva

FrontNexus käyttää teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojatakseen henkilötietoja seuraavilta:

• luvaton pääsy
• muuttaminen
• luovuttaminen
• tuhoaminen
• menetys

Tietoturvatoimenpiteisiin kuuluvat:

• pääsynhallinta
• turvalliset isännöintiympäristöt
• työntekijöiden salassapitosopimukset
• järjestelmien säännöllinen valvonta

Vaikka mikään järjestelmä ei ole 100-prosenttisen turvallinen, työskentelemme ahkerasti tietoturvariskien vähentämiseksi.

Kannustamme sinua tutustumaan kaikkien palveluistamme linkitettyjen kolmansien osapuolten verkkosivustojen tietosuojakäytäntöihin.

6. Yksilön oikeudet ja valinnat

Jos FrontNexus toimii rekisterinpitäjänä, sinulla on GDPR:n mukaiset seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin
• Oikeus oikaisuun
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus vastustaa (mukaan lukien markkinointi)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus peruuttaa suostumus

Näiden oikeuksien käyttämiseksi ota meihin yhteyttä osoitteessa [email protected].

Henkilöllisyyden todentaminen

Saatamme pyytää henkilöllisyystodistuksen ennen pyyntöjen toteuttamista.

Vastausajat

Pyrimme vastaamaan yhden kuukauden kuluessa GDPR:n edellyttämällä tavalla.

Jos FrontNexus ei ole rekisterinpitäjä

Jos työnantajasi on ilmoittanut sinut, ota tietojesi oikeuksien käyttämiseksi yhteyttä suoraan työnantajaasi. FrontNexus avustaa työnantajaasi tarvittaessa.

Markkinointimieltymykset

Voit kieltäytyä markkinointiviestinnästä milloin tahansa:

• klikkaamalla sähköpostien ”peruuta tilaus” -linkkiä, tai
• päivittämällä mieltymyksesi, tai
• ottamalla meihin yhteyttä.

Kieltäytyminen ei vaikuta tapahtumakohtaisiin viesteihin (kurssimuistutukset, laskut jne.).

7. Vastuullisuus

FrontNexus vastaa sellaisten prosessien toteuttamisesta, jotka varmistavat tietosuojalakien noudattamisen. Tähän kuuluu:

• tietosuojan johtoroolien nimittäminen
• henkilöstön kouluttaminen tietosuojasta
• toimittajien riskinarviointien tekeminen
• asianmukaisten käsittelyrekisterien ylläpitäminen
• sisäisten käytäntöjen toteuttaminen ja tarkistaminen
• tietoturvapoikkeamiin reagoiminen viipymättä